Rahmenbedingungen zur Auftragsabwicklung durch das Labor
- 1. Geltungsbereich
Alle Aufträge werden zu den nachstehenden Bedingungen angenommen und ausgeführt. Änderungen bedürfen der Schriftform.
- 2. Art und Umfang des Auftrages
Der Umfang des Auftrages wird in der Regel schriftlich vor Auftragserteilung festgelegt.
Das Labor führt die Untersuchungen sachgemäß und dem Stand der Technik entsprechend durch. Das Labor prüft vor Auftragsdurchführung, ob die angeforderten Untersuchungen angemessen und zweckmäßig sind und vom Labor erfüllt werden können. Für erforderliche Klärungen und Auftragsanpassungen wird der Kunde kontaktiert. Sind im Auftrag die zu verwendende Methoden nicht vom Auftraggeber vorgegeben, obliegt die Auswahl der verwendeten Methoden dem Labor, es sei denn, gesetzliche oder sonstige Vorschriften legen bestimmte Methoden fest.
Das Labor behält sich vor, bei Ausfall von Geräten oder ähnlichen Problemen Parameter ausnahmsweise an ein anderes akkreditiertes Labor zu vergeben, das Einverständnis des Kunden wird voraus gesetzt. Im Prüfbericht erfolgt eine Kennzeichnung der fremdvergebenen Ergebnisse.
Untersuchungen im Unterauftrag (z.B. mikrobiologische Untersuchungen) werden bereits im Angebot entsprechend gekennzeichnet.
Vom Kunden verlangte Abweichungen dürfen keine Auswirkung auf die Integrität des Labors oder die Validität (Qualität) der Ergebnisse haben.
Fristen für die Auftragsdurchführung gelten als unverbindlich, wenn sie nicht ausdrücklich in Textform als verbindlich vereinbart werden.
Wird eine Probenahme durch die Labors vereinbart und fallen dabei nicht selbst verschuldete Ausfallzeiten (Kein Ansprechpartner vor Ort, Probenahmestellen nicht zugänglich, …) an, werden dem Kunden die anfallenden Kosten berechnet.
- 3. Qualitätssicherung
Das Labor betreibt ein Qualitätssicherungssystem nach den Grundsätzen der DIN EN ISO/IEC 17025:2018 und ist in dem im Anhang zur Akkreditierungsurkunde aufgeführten Umfang akkreditiert. Nicht akkreditierte Parameter werden im Prüfbericht als solche gekennzeichnet.
- 4. Archivierung von Untersuchungsergebnissen, Prüfberichten und Probenmaterial
Die Untersuchungsergebnisse incl. der zugrundeliegenden Rohdaten werden vom Labor für mindestens 5 Jahre archiviert. Dies gilt ebenso für die Prüfberichte.
Wasserproben werden 30 Tage aufgehoben, Feststoffproben nach 3 Monaten entsorgt.
Probenreste werden nur auf gesonderten Wunsch des Kunden zurück geschickt.
- 5. Vertraulichkeit
Das Labor verpflichtet sich, Daten und Informationen aus dem Auftragsverhältnis, die weder allgemein zugänglich sind noch allgemein bekannt sind, vertraulich zu behandeln.
Eine Übermittlung von Ergebnissen an Dritte bedarf der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Ausgenommen hiervon sind Fälle, in denen das Labor durch gesetzliche Regelungen verpflichtet ist, zuständigen Behörden bestimmte Ergebnisse mitzuteilen. Dies trifft zurzeit nur auf den Bereich Trinkwasser zu, wo Überschreitungen des technischen Maßnahmewertes für Legionellen den Gesundheitsämtern zu melden sind.
- 6. Beanstandungen
Beanstandungen des Auftraggebers über ein Prüfergebnis bzw. über einen Prüfbericht sollten spätestens 2 Wochen nach Übergabe des Berichtes beim Labor eingereicht werden.
- 7. Entscheidungsregel
Da die entsprechenden Regelwerke explizit angeben, dass die Grenzwerte die Messunsicherheit berücksichtigen (Trinkwasserverordnung, Abwasserverordnung), sich so interpretieren lassen (DIN 19643) oder ausdrücklich nur den Mittelwert zweier Ergebnisse zur Bewertung heranziehen (Altholzverordnung) bzw. gar nicht von Messunsicherheit sprechen (Deponieverordnung), gilt für die folgenden Bereiche die Entscheidungsregel, dass der Grenzwert überschritten ist sobald der Messwert größer ist als der Grenzwert:
- Trinkwasser (Trinkwasserverordnung)
- Schwimm- und Badebeckenwasser (DIN 19643)
- Abwasser (Genehmigungsbescheide, Abwasserverordnung, DWA-Merkblätter)
- Kühlwasser (42. Verordnung zur Durchführung des Immissionsschutzgesetzes)
- Prozesswasser (Kundenspezifikationen)
- Abfall (LAGA Mitteilungen, Deponieverordnung)
- Altholz (Altholzverordnung)
- Ersatzbrennstoffe (Kundenspezifikation)
Für Altöl gilt nach der Altölverordnung der Grenzwert von 20 mg/kg für PCB erst als überschritten, wenn der Messwert 28,5 mg/kg übersteigt. Die Messunsicherheit des Labors geht nicht ein.
Für die Migration von Elementen aus Kinderspielzeug gelten die Grenzwerte der DIN EN 71-3 erst als überschritten, wenn der „bereinigte Messwert“ den Grenzwert übersteigt. Die Messunsicherheit des Labors geht nicht ein.
Die nach DIN ISO 11352 ermittelten Messunsicherheiten des Labors werden nur auf besonderen Kundenwunsch außerhalb des gesetzlich geregelten Bereiches angewendet, beispielsweise wenn Lieferantenspezifikationen sicher unterschritten werden sollen. In diesem Fall wird nach DIN SPEC 384025-A100 mit der „erfassbaren Grenzwertabweichung“ gearbeitet (α = β = 0,05). Außerdem kann die Messunsicherheit in Gutachten oder Anträgen auf Einzelfallgenehmigungen nach der Deponieverordnung berücksichtigt werden.
Für nähere Erläuterungen steht der Laborleiter zur Verfügung (alfred.ewen@drmarxgmbh.de).
- 8. Datenschutz
Das Labor speichert bei Auftragserteilung Daten, wie z.B. die Anschrift, Telefonnummer und Mailadresse des Vertragspartners unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
- 9. Schutz der Ergebnisse
Der Prüfbericht darf ohne Genehmigung der Dr. Marx GmbH nicht auszugsweise vervielfältigt werden. Die Prüfergebnisse beziehen sich ausschließlich auf die im Prüfbericht spezifizierten Prüfgegenstände.
Die Zustimmung zur Übermittlung von Daten per Mail und Fax an den Auftraggeber gilt als erteilt.
Eventuell vorab übermittelte Ergebnisse – im Prüfbericht gekennzeichnet durch den Hinweis „Dies ist ein Vorabbericht“ - haben nur vorläufigen und keinen rechtsverbindlichen Charakter.
